Strona główna


Inwentaryzacja jest procesem mającym na celu przygotowanie precyzyjnego spisu z natury składników majątku posiadanego przez daną firmę, biuro lub jednostkę organizacyjną. Spis z natury zwykle wykazuje stan posiadania na zadany dzień. Nieodłączną częścią inwentaryzacji jest wykazanie i wyjaśnienie różnic między stanem faktycznym (wykazanym w procesie inwentaryzacji) i stanem według ewidencji.

Inwentaryzacja może być przeprowadzana ręcznie, tworząc papierowy spis z natury na czystych kartkach lub specjalnie przygotowanych do tego formularzach. Niestety, jest to proces długotrwały, żmudny i powodujący często duże ilości błędów i przekłamań. Zdecydowanie wygodniejszym rozwiązaniem jest skorzystanie z dobrodziejstw informatyki i elektroniki. Zgodnie z ustawą, nie ma przeszkód by księgi ewidencji środków trwałych były prowadzone także w odpowiednio przygotowanym programie do inwentaryzacji. Dzięki takiemu narzędziu można nie tylko przeprowadzić jednorazowy proces inwentaryzacji, ale także na bieżąco utrzymywać aktualny stan składników majątku. Dzięki temu kolejne spisy z natury będą przebiegały dużo sprawniej, jeśli cała kartoteka środków jest już dostępna w postaci elektronicznej.

Jeśli zdecydujemy się na wykorzystanie programu do inwentaryzacji, warto również zastanowić się nad zakupem specjalistycznego sprzętu. Wbrew powszechnej opinii, nie jest on drogi, a poniesione koszty zwracają się już po kilku użyciach. Mowa tutaj głównie o drukarkach etykiet i czytnikach kodów paskowych. Te urządzenia pozwalają na bardzo szybkie oznakowanie istniejących lub nowych środków trwałych za pomocą samoprzylepnych, unikalnych etykiet z kodem paskowym lub kodem dwuwymiarowym. Podczas przeprowadzania kolejnego spisu z natury taki kod jest odczytywany za pomocą czytnika kodów lub kolektora danych i automatycznie przeniesiony do programu. Dzięki temu nie ma mowy o pomyłce podczas przenoszenia danych, a sam proces może zostać zakończony zdecydowanie szybciej niż przy wykorzystaniu tradycyjnych sposobów.

Przy zakupie urządzeń należy zwrócić uwagę na to, czy posiadany program do inwentaryzacji będzie z nimi poprawnie współpracował. Na rynku dostępnych jest obecnie wiele urządzeń działających w różnych standardach, dlatego też najlepiej jest powierzyć dobór sprzętu ekspertowi lub firmie, która ma w tej dziedzinie duże doświadczenie. Pewną alternatywą jest skorzystanie z gotowego zestawu do inwentaryzacji. Dzięki temu mamy pewność, że wszystkie elementy systemu są dobrze dobrane, a cały proces przebiegnie bez przeszkód. Dodatkowo dobrze jest współpracować z tylko jednym dostawcą dla całego rozwiązania, a i cena zestawu zwykle jest mniejsza niż przy zakupie wszystkich komponentów osobno.