Inwentaryzacja - jak i po co


Cel:

Głównym celem inwentaryzacji jest urealnienie danych o stanie majątkowym i w efekcie wyliczenie prawidłowego wyniku finansowego w danym roku obrotowym.

Metody:

  1. spisu z natury (do składników policzalnych, np. pieniędzy w kasie),
  2. potwierdzania prawidłowości sald, mającą zastosowanie do inwentaryzowania stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych, pożyczek, zobowiązań, należności pieniężnych,
  3. weryfikacji, stosowaną do pozostałych składników aktywów i pasywów, które nie zostały zinwentaryzowane w inny sposób.

Terminy:

Gdy składniki majątku znajdują się na terenie strzeżonym kierownik może ustalić, iż inwentaryzacja nastąpi:

  1. środków trwałych oraz maszyn i urządzeń objętych budową — nie rzadziej niż raz na 4 lata;
  2. materiałów, półfabrykatów, produktów gotowych oraz towarów objętych ewidencją ilościowo-wartościową- nie rzadziej niż raz na 2 lata;
  3. zapasów towarów i materiałów (opakowań), objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki - raz w roku;
  4. zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – raz w roku

Etapy:

  1. ustalenie rzeczywistego stanu składników aktywów i pasywów za pomocą odpowiednich metod inwentaryzacji,
  2. udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz wycena składników, jeżeli mają wyraz ilościowy,
  3. porównanie wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych,
  4. ustalenie różnic między stanem w księgach rachunkowych a stanem rzeczywistym,
  5. wyjaśnienie różnic z podaniem ich przyczyn,
  6. rozliczenie różnic w księgach rachunkowych w celu doprowadzenia do zgodności zapisów księgowych ze stanami rzeczywistymi.

Kolejność wykonywania czynności

  1. Powołanie komisji inwentaryzacyjnej
  2. Powołanie i przeszkolenie zespołów spisowych
  3. Przygotowanie dokumentów inwentaryzacyjnych
  4. Przygotowanie pola spisowego
  5. Spis z natury
  6. Wycena spisanych składników
  7. Uzgodnienie sald
  8. Porównanie z dokumentacją księgową
  9. Protokół różnic inwentaryzacyjnych
  10. Wyjaśnienie przyczyn różnic inwentaryzacyjnych
  11. Protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych
  12. Podjęcie decyzji w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych
  13. Ujęcie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie w księgach rachunkowych

Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych jednostka powinna wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Niedobory niezawinione:

  1. ubytki naturalne - konsekwencja cech lub procesów fizycznych i chemicznych, mieszczące się w granicach norm
  2. ubytki przekraczające normy niezawinione przez osobę materialnie odpowiedzialną,
  3. niedobory spowodowane błędami w dokumentacji, w pomiarze
  4. niedobory spowodowane pomyłkową zamianą podobnych składników;
  5. niedobory nadzwyczajne spowodowane zdarzeniami losowymi

Kompensata niedoborów i nadwyżek

Warunki:

  1. niedobór i nadwyżka wystąpiły w tym samym okresie i ujawnione zostały w tym samym spisie z natury,
  2. dotyczą składników majątku powierzonych tej samej osobie materialnie odpowiedzialnej,
  3. odnoszą się do podobnych składników majątku, co pozwoli sądzić, że np. nastąpiła pomyłka przy ich wydawaniu.

Dokumentacja przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji

  1. oświadczenia osób odpowiedzialnych materialnie,
  2. arkusze spisu z natury,
  3. inwentaryzacyjny protokół kontroli kasy,
  4. protokół wyceny zapasów niepełnowartościowych,
  5. protokół z weryfikacji sald,
  6. sprawozdanie z kontroli spisu z natury,
  7. sprawozdanie zespołu spisowego z przygotowania i przebiegu spisu z natury w danym polu spisowym.